Krajowy System e-Faktur to zbliżający się wielkimi krokami obowiązek każdego przedsiębiorcy
Od lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkiem dla większości podatników.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko wymóg ustawowy, ale także szansa na usprawnienie i automatyzację procesów księgowych, dlatego warto zacząć przygotowania już dziś.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem komputerowym, który umożliwia generowanie i udostępnianie strukturalnych faktur.
Głównym celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. W ten sposób systemy fakturowania i księgowości będą połączone z KSeF, co umożliwi przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. Co więcej, system KSeF umożliwia również odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez KSeF.
Dodatkowo, KSeF posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, co zapewnia odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.
Jak możemy Ci pomóc we wdrożeniu KSeF?
Eksperci UHY ECA, wraz z doświadczonymi i zaufanymi partnerami technologicznymi, zadbają o kompleksowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w Twojej firmie.
poznanie potrzeb
Stawiamy na indywidualne, dopasowane do potrzeb Twojej firmy rozwiązania, dlatego współpracę rozpoczynamy briefingiem i objaśnieniem głównych założeń obiegu faktur w KSeF
identyfikacja procesów
Przejrzymy obieg faktur w Twojej firmie, zidentyfikujemy typy transakcji i wskażemy rekomendacje dla najlepszych praktyk przed wdrożeniem
wdrożenie
Wraz z naszymi partnerami technologicznymi, zapewnimy bezpieczne i zrozumiałe dla Twojej firmy wdrożenie KSeF: zadbamy o odpowiednią strukturę logiczną, zaproponujemy elektroniczny obieg dokumentów, wesprzemy mapowanie i interpretowanie danych, a po wdrożeniu zweryfikumy prawidłowość działania naszej implementacji
szkolenie i complience
W razie potrzeby, przeszkolimy osoby odpowiedzialne za procesy księgowe w Twojej firmie, a nasi eksperci prawa podatkowego zarekomendują dostosowanie istniejących procedur podatkowych
Obszary wdrożenia KSeF, którymi się zaopiekujemy
Grupa UHY ECA to zespół doświadczonych ekspertów z zakresu prawa podatkowego, księgowości, analityki biznesowej oraz wdrożeń technologii informatycznych
– dzięki czemu kompleksowo obsługujemy firmy we wdrożeniach Krajowego Systemu e-Faktur.
prawno-podatkowy
● przegląd umów i innych ustaleń z kontrahentami odnośnie fakturowania i płatności ● przegląd ogólnych warunków sprzedaży i zakupu odnośnie fakturowania i płatności
organizacyjny
● analiza oraz mapowanie procesów biznesowych pod kątem dostosowania do nowych wymogów związanych z wdrożeniem KSeF ● opracowanie roadmapy wdrożenia z prawno-podatkowego, organizacyjnego oraz technologicznego punktu widzenia
technologiczny
● wdrożenie SaldeoSMART ● wsparcie we wdrożeniu procesu fakturowania przy użyciu enova365 (w oparciu o licencję fakturowanie lub licencję handel)
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF?
Zobacz o co warto zadbać:
po stronie sprzedaży
● faktura ustrukturyzowana będzie wystawiona po wysłaniu do KSeF i nadaniu numeru – sformalizowanie procesu dostarczenia faktury ● dostosowanie systemu służącego do wystawiania faktur ● przeszkolenie pracowników z nowych przepisów oraz nowego przebiegu procesów związanych z fakturowaniem ● aktualizacja procedur wewnętrznych dotyczących wystawiania faktur oraz ich archiwizacji ● nadanie uprawnień odpowiednim osobom i podmiotom do KSeF
po stronie zakupu
● przygotowanie do otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF ze wszystkimi konsekwencjami – sformalizowanie procesu otrzymania faktury ● dostosowanie systemu służącego do otrzymywania faktur ● przeszkolenie pracowników z nowych przepisów oraz nowego przebiegu procesów związanych z otrzymywaniem faktur zakupu oraz ich korektami ● aktualizacja procedur wewnętrznych dotyczących otrzymywania faktur oraz ich archiwizacji ● nadanie uprawnień odpowiednim osobom i podmiotów od KSeF
Jak UHY ECA wdraża SaldeoSMART w Twojej firmie?
Jesteśmy autoryzowanym partnerem SaldeoSMART i wspieramy digitalizację procesów księgowych, wdrażając to rewolucyjne narzędzie w firmach.
Zobacz jak robimy to w kilku prostych, a jednocześnie doskonale opracowanych krokach.
1
spotkanie analityczne w celu ustalenia ścieżki obiegu dokumentów
2
przygotowanie opisu rozwiązania
3
zgłoszenie uwag do opisu rozwiązania oraz potwierdzenie opisu rozwiązania przez Klienta
4
konfiguracja rozwiązania (typy dokumentów, obiegi dokumentów, założenie użytkowników)
5
szkolenie dla użytkowników
6
uruchomienie rozwiązania (z fazą testową lub bez)
Nasi partnerzy technologiczni
SaldeoSMART to intuicyjne narzędzie do fakturowania, bezpieczne połączenie z KSeF, skuteczny OCR oraz elektroniczny obieg dokumentów.
enova365 to nowoczesne, rozbudowane oprogramowanie do zarządzania, automatyzacji oraz cyfryzacji procesów firmy.
Dowiedz się więcej o grupie UHY ECA
Od lat na rynku, z setkami zadowolnych Klientów
Grupa Kapitałowa UHY ECA świadczy usługi w zakresie audytu, doradztwa podatkowego, księgowości, outsourcingu oraz szkoleń.
Wśród Klientów Grupy Kapitałowej UHY ECA znajdują się spółki kapitałowe (w tym jednostki zainteresowania publicznego), towarzystwa funduszy inwestycyjnych, a także inne podmioty krajowe i zagraniczne
Eksperci prawa podatkowego oraz outsourcingu
Nasi ekseprci doradztwa podatkowego udzielają bieżącego i kompleksowego wsparcia w zakresie danin publicznych, dostosowanego do indywidualnych potrzeb klientów oraz uwzględniającego realia gospodarcze.
Zespół księgowy realizuje zadania związane z procesami wypełniania obowiązków podatkowych klientów, wdrażając najnowsze rozwiązania w zakresie automatyzacji.
Zapewniliśmy obsługę wielu transakcji kapitałowych i debiutów giełdowych. Współpracowaliśmy z największymi polskimi i międzynarodowymi firmami, funduszami i inwestorami.
Doświadczony zespół Grupy Kapitałowej
Źródłem naszego sukcesu jest dobrze dobrany zespół pracowników, których profesjonalizm i doświadczenie pozwalają na powierzenie nam prowadzenia swoich spraw z pełnym zaufaniem do rezultatów naszej pracy.
Nasi eksperci od KSeF
UHY ECA to światowej klasy eksperci, dedykowani do współpracy z Twoją organizacją.
Barbara Jędrzejek
managing partner UHY ECA
Absolwentka Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach. Posiada dyplom Biegłego Rewidenta oraz jest członkiem ACCA. Dysponuje bogatym doświadczeniem w badaniu sprawozdań finansowych oraz pakietów konsolidacyjnych sporządzonych zgodnie z polskim prawem bilansowym, MSR, jak również zgodnie z niemieckim prawem bilansowym.
Doświadczenie audytorskie zdobywała w międzynarodowych kancelariach audytorskich, w tym w jednej z firm tak zwanej „Wielkiej Czwórki”. W strukturach finansowo-księgowych międzynarodowego koncernu była odpowiedzialna za świadczenie usług księgowych dla klientów wewnętrznych, wdrażanie kultury ciągłego doskonalenia oraz projektów usprawniających procesy (elektroniczny obieg dokumentów, workflow, wdrożenie systemu ERP), jak również przeprowadzanie transformacji procesów finansowo-księgowych.
W Grupie UHY ECA sprawuje funkcję Partnera Zarządzającego Departamentem Outsourcingu oraz Doradztwa Podatkowego.
Edyta Krzywańska
associate partner UHY ECA
Doradca podatkowy, prawnik, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Karierę zawodową rozpoczęła w dziale doradztwa podatkowego jednej z czołowych spółek doradztwa podatkowego w kraju.
Specjalizuje się w problematyce dotyczącej kontroli podatkowej, prowadzenia postępowań podatkowych oraz sądowo-administracyjnych w zakresie podatków dochodowych oraz podatku od towarów
i usług.
Pytania i odpowiedzi w sprawie KSeF
Zebraliśmy dla Ciebie kilka istotnych pytań i odpowiedzi, jakie pojawiają się na stronie Ministerstwa Finansów,
pod adresem https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
Audyt dotyczy w szczególności wydajności systemu. Obejmuje weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności. Ewentualna implementacja wniosków płynących z audytu powinna pozostać neutralna dla parametrów oprogramowania zamówionego przez przedsiębiorców.
Struktura e-faktury na etapie jej projektowania była poddana szerokim konsultacjom publicznym. Uwagi zgłaszane w trakcie konsultacji zostały w dużej mierze uwzględnione.
Struktura FA(2) oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106a – 106q ustawy o podatku od towarów i usług, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku.
Biorąc powyższe pod uwagę, Ministerstwo Finansów nie przewiduje modyfikacji struktury FA(2). Powodem przemawiający za pozostawieniem obecnej struktury są koszty po stronie przedsiębiorców związane z przeprowadzeniem już zamówionych produktów. Ponadto, taka decyzja mogłaby wydłużyć okres potrzebny do ich wdrożenia.
KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.
W KSeF przewidziana jest możliwość aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(1). W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji. Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
Skontaktuj się z nami
Nasz wykwalifikowany zespół sprzedaży, dedykowany kompleksowym wdrożeniom KSeF, czeka na Twój telefon lub wiadomość – zadzwoń lub napisz do nas i przygotuj Twoją firmę na Krajowy System e-Faktur!
Anna Wierczuk
senior business development specialist
Katarzyna Broda
senior business development specialist
Zostaw nam wiadomość, a skontaktujemy się z Tobą, by porozmawiać o współpracy w ramach wdrożenia KSeF.